Faisons l’état des lieux : la réunionite s’installe, ces rendez-vous sont incontournables mais seule une réunion sur quatre aboutit à une décision. Résultat : 44% y font autre chose, utilisant leur smartphone ou leur ordinateur. Bref, c’est globalement inefficace.
Pire : alors que les changements et la digitalisation s’accélèrent, le rythme de prise de décision stagne (pour 49% des sondés) ou régresse (pour 28%). Pour l’entreprise, c’est une perte considérable de temps et d’efficience, qui démotive les collaborateurs, générant anxiété, stress et baisse de la productivité. *
Return On Time Invested
S’il n’existe pas de solution miracle, à moins d’y participer vous-même ou d’envoyer un coach pour apprécier leur valeur ajoutée, il existe une méthode qui permet de mesurer le temps passé en réunion ou en atelier, afin qu’ils soient plus productifs et satisfaisants pour chaque participant. C’est un concept Agile et Lean Thinking appelé « ROTI », Return On Time Invested.
Saignante ET à point
L’approche ROTI est rapide, facile, parfois amusante ; elle consiste à activer et automatiser la boucle de feedback pour créer un cercle vertueux. A la fin de chaque réunion, les participants évaluent leur « retour sur temps investi » en donnant une note de 1 à 5 et laissent un rapide commentaire. Cela prend moins d’une minute. ROTI mesure la valeur de la réunion et centralise les données sur une plateforme digitale simple et facile d’accès pour ses utilisateurs.
On ne peut améliorer que ce qui est mesuré
Comme pour un sportif qui s’entraîne et a besoin de repères, il est nécessaire d’activer l’amélioration continue et donc de disposer de données, quantitatives ou qualitatives.
Quantitatives, ce sont le nombre de réunions par jour, leur durée, le nombre de participants, l’ensemble donnant un « coût de la réunion ».
Qualitatives, c’est « cette réunion a-t-elle apportée de la valeur pour l’entreprise », valeur qui se mesure au ressenti de chaque participant.
Le ROTI fait recette
Ce procédé permet de donner des chiffres précis pour mesurer la « valeur ajoutée » des réunions. Les participants expriment leur opinion avec la certitude d’être entendu sur le temps investi, la valeur ajoutée et le format de la réunion.
L’organisateur récupère les commentaires des participants figurant dans la boucle de feedback, et dispose de pistes pour les améliorer de façon continue. Le manager, enfin, dispose d’informations claires sur la valeur ajoutée de chaque réunion dans son entreprise et peut la piloter de façon plus collaborative et efficace.
Le manager reste au fourneau
ROTI est une startup française créée en 2017 et qui ne perd pas son temps. L’application est gratuite, une version Premium permet l’accès à certaines fonctionnalités comme des statistiques à l’échelle de l’entreprise. Si ROTI est un outil de mesure et de préconisations, il revient néanmoins au manager de faire sa sauce pour piloter le changement et provoquer l’amélioration.
* Tous ces chiffres sont issus d’un Sondage Opinion Way publié le 6 juin 2017