Même si nous n’évoluons pas dans une startup ou une entreprise agile qui travaillent en mode projet, nous adoptons de plus en plus ce mode de fonctionnement. Juxtaposition des dossiers, empilement de missions, multiplication des clients … la journée devient un marathon à parcourir au sprint. La productivité est un défi permanent …
« Vous ne pouvez pas ordonner la productivité. Vous devez fournir les outils pour permettre aux gens d’être meilleurs ». Steve Jobs
Pour beaucoup, être productif signifie travailler plus, commencer tôt et finir tard, le plus court chemin vers l’épuisement et le burnout. Gagner en productivité ne consiste pas à être en surrégime pour mener de front de multiples dossiers, mais plutôt avancer concrètement sur un nombre plus réduit. Car derrière la notion de productivité se cache une promesse, celle d’atteindre nos objectifs plus rapidement, d’être plus performant, de mieux rentabiliser notre temps, bref d’être organisé et de contrôler une situation qui ne demande qu’à nous échapper.
Travaillez par séquences et priorités
Prenez de la hauteur pour maîtriser les attentes de vos clients et partenaires, et l’état d’avancement de vos projets pour définir vos priorités. Grâce à ces « points d’étape », vous êtes proactif et collaboratif, en optimisez votre temps.
Concentrez-vous entièrement sur un dossier : objectifs à atteindre et tâches à réaliser. Evitez de polluer votre espace mental avec des « résidus d’attention » d’autres dossiers.
Définissez et imposez votre rythme
Si vous effectuez une tâche qui nécessite de la concentration, préparez un message de réponse automatique, ajoutez le numéro de votre mobile pour vous joindre en cas d’urgence puis déconnectez votre messagerie.
Rassurez vos interlocuteurs en les informant de l’état d’avancement de votre travail. La mission est sous contrôle. Et si vous êtes en retard, prévenez et fixant un nouveau délai crédible.
Optimisez votre développement
Sortez de votre zone de confort, même si vous êtes sous pression. Ne vous contentez pas des sujets que vous maîtrisez le mieux mais gardez l’envie d’apprendre en aiguisant votre développement personnel.
Optez pour un nouveau mode d’organisation : après avoir défini ces objectifs, gardez du temps pour réfléchir, intégrer de nouvelles informations en considérant que c’est du « vrai travail ».
Vous jonglez entre plusieurs projets simultanés et différentes équipes. Vous avez fait la chasse aux temps morts frustrants et terriblement coûteux. Vous voilà maître du temps, tout du moins du vôtre, ce qui est un bon début.